Visitatieplan

door | mrt 5, 2020

Welkom bij het CAT-visitatie stappenplan opgesteld door de CAT-visitatie commissie. In dit plan kun je punt voor punt lezen waar je praktijk aan moet voldoen. Deze regels zijn gebaseerd op het CAT-reglement, het CAT-competentieprofiel, de GAT-beroepscode en op wettelijke Nederlandse en Europese richtlijnen.

1.Website visitatie

Inleiding

Lees hier hoe je je website kunt voorbereiden op de website visitatie door de CAT-visiteurs.

1. Mooie website

Het doel van een goede website is het de bezoeker zo gemakkelijk mogelijk te maken. Wanneer jouw bezoeker te lang moet zoeken, gaat hij liever naar de concurrent die alles wél netjes op orde heeft. Eerlijk is eerlijk, je kunt hem hierin geen ongelijk geven. Waarschijnlijk zou jij precies hetzelfde doen.

1a. SSL-certificaat

Als je privacygevoelige informatie vraagt dan moet je ervoor zorgen dat deze informatie veilig uitgewisseld kan worden. In de praktijk betekent dat je de informatie-uitwisseling met je website moet ‘encrypten’. Hoe dat precies werkt is niet belangrijk, het komt erop neer dat je een beveiligingscertificaat, ook vaak SSL-certificaat, installeert op je website. Als je geen SSL- certificaat hebt is de verbinding met de website niet beveiligd. Dat betekent dat gevoelige informatiegegevens door cybercriminelen gestolen kunnen worden. Als je naar een site gaat die HTTPS gebruikt (verbindingsbeveiliging), gebruikt de server van de website een certificaat om de identiteit van de website te bewijzen aan browsers, zoals Chrome. Iedereen kan een certificaat maken om te claimen dat ze een bepaalde website zijn. Je hebt een SSL-certificaat nodig, je website host bedrijf kan je daar over informeren en dit SSL-certificaat op je website plaatsen. Websites zonder SSL-certificaat worden door de meeste browsers gemeld als ‘ niet veilig’.

1b. Contactfomulier

Als je er voor kiest om een contact formulier te gebruiken op je website dan graag in deze stijl.

Naam en Achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Verzenden

Aan de onderkant van het contact formulier de volgende check box:

JA, ik geef toestemming om mijn gegevens te verzamelen.

Dit formulier vraagt u om uw naam en email adres zodat wij met u kunnen communiceren. Uw gegevens worden worden nooit aan derden verstrekt. Zie onze Privacyverklaring om te zien hoe wij met uw gegevens omgaan.

Geef aan wat je vraagt en wat daarvan het doel is
Je vraagt om persoonsgegevens met een doel; hoogstwaarschijnlijk omdat je dan contact op kunt nemen met degene die je een bericht stuurt. Het enige dat je moet doen is dat vermelden op het contactformulier. Op het contactformulier op deze website staat daarom de volgende zin:

“Dit formulier vraagt u om uw naam en email adres zodat wij met u kunnen communiceren.”

Geef aan wat je met de gegevens (niet) doet
Sommigen zullen nu zeggen “maar dat staat toch al in onze Privacyverklaring?”. Dat kan best zijn maar mensen gaan nu eenmaal niet een verklaring opzoeken. Omwille van de transparantie moet je dat ter plaatse op het formulier kort en bondig aangeven. Je mag daarbij uiteraard wel naar je Privacyverklaring verwijzen.
Contactformulier bezoekers moeten expliciet een vinkje zetten om toestemming toegeven, anders heeft het geen wettelijke waarde.

Dit formulier vraagt u om uw naam en email adres zodat wij met u kunnen communiceren. Uw gegevens worden worden nooit aan derden verstrekt. Zie onze Privacyverklaring en Cookies Policy om te zien hoe wij met uw gegevens omgaan.

1c. Cookie banner

Als je cookies gebruikt op je website, moet je dat je bezoekers bij hun eerste bezoek meedelen. Dat kun je het beste doen met een cookiebanner, ook als je geen cookies gebruikt waarvoor je toestemming nodig hebt. Zorg ervoor dat je bezoekers actief moeten klikken om toestemming voor het gebruik van cookies te geven en zet op je banner meteen een link naar je cookie statement. Gebruik geen cookiewall of cookie muur want dat is niet toegestaan.

Cookiebannervoorbeeld:  

“Ik gebruik cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan ik ervanuit dat ermee instemt.  Ok”  Privacy beleid”.

1d. Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn de spelregels die gelden voor je overeenkomsten. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de aansprakelijkheid, bedenkingstermijnen, de manier van betalen, of hoe je klanten een klacht kunnen indienen. Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten je en je klant hebben. De zogenaamde ‘kleine lettertjes’ besparen je een hoop tijd. Je klanten weten precies waar ze aan toe zijn. Algemene voorwaarden kunnen de risico’s die je als ondernemer loopt verkleinen. Belangrijke punten die in algemene voorwaarden staan zijn bijvoorbeeld: Aansprakelijkheid, betalingstermijn, eigendomsvoorbehoud of garantie. Zorg ervoor dat je je algemene voorwaarden één keer goed opstelt. Het beperkt de risico’s die je loopt als ondernemer. Als er een keer iets aan de hand is, ben je blij dat je ze hebt. Het opstellen van algemene voorwaarden kan op verschillende manieren. Als je aangesloten bent bij GAT-geschillen heb je gratis de beschikking over algemene voorwaarden.

1e. WGBO Behandel overeenkomst

CAT adviseert om op je website een voorbeeld van je behandelovereenkomst en toestemmingsformulier plaatst. Dit kan op een onopvallende plaats. Hierdoor is de client optimaal geïnformeerd. Het is niet verplicht maar optioneel.

1f. Informatie en registratie gegevens therapeut

Zorg ervoor dat de correcte en up to date informatiegegevens in een overzicht bij elkaar op de website staan, zoals de onderstaande informatie

Naam Therapeut
Naam Praktijk
Adres Praktijk
CAT-therapeut level
Btw-id
KvK nummer
E-mailadres
Tel.nr:

Het is overzichtelijk om deze informatie in de footer* of op de contact pagina te plaatsen.

Het wordt sterk afgeraden om de AGB-code, het CAT Therapeut nummer en RBCZ nummer (CAT L5)  op de website te vermelden. Dit is fraudegevoelig. Als je ervoor kiest om deze op de websites te vermelden, dan is dat op eigen risico.

1g. Footer
Een footer is de onderste tekst op de website die meestal op elke pagina terugkomt. Footer komt van het Engelse woord foot (voetnoot). Er zijn ook uitzonderingen, want op een landingspagina kan je hem beter uitzetten. Hier voegt hij niets toe en leidt hij juist af.
 
Wat kan in de footer worden vermeld:
 
Informatiegegevens en registratie gegevens (Naam Therapeut, Adres Praktijk, CAT-therapeut level, KvK nummer, BIG-nummer optioneel, Btw-id.: E-mailadres, Tel.nr: ,
Algemene voorwaarden
Privacyverklaring en Cookies Policy – De privacy policy is nog belangrijker geworden sinds de AVG wet op de privacy in 2018. Het is wel fijn als een bezoeker hier niet naar hoeft te zoeken op je website.
Behandelovereenkomst
Toestemming formulier
Klachtenregeling
Prestatie codes en hun titels ( doorklikbaar)
Doorklikbare digitale logo’s van CAT (https://www.catcomplementair.nl) en GAT (https://www.gatgeschillen.nl)
1h. Tarieven en vergoedingen

Op een pagina op de website worden de volgende gegevens duidelijk vermeld:

 
  • De behandelvormen die voor vergoeding in aanmerking worden vermeld.
  • De behandelvormen die niet vergoed zijn, worden vermeld.
  • De tarieven die je hanteert staan transparant vermeld 
  • De duur van de behandeling sessie wordt vermeld
  • De voorwaarden waaronder een behandeling plaatsvindt worden vermeld
  • Voor informatie over de mate van vergoeding en door welke verzekeringsmaatschappijen verwijst de website door naar externe websites (van de verzekeringspolis, het CAT of de RBCZ bijvoorbeeld): https://www.catcomplementair.nl/vergoeding-zorgverzekeraars/
  • Informatie omtrent vergoedingen niet zelf op je website te vermelden (geen eigen ‘ vergoedingen-lijst’). Vermeld je desondanks wel op je website wie wat vergoed, zet daar dan expliciet bij dat je daar niet verantwoordelijk voor, mocht de verzekeraar onverhoopt toch niet vergoeden
1i. Prestatiecodes

De door het CAT-bestuur toegewezen prestatie codes en hun titels worden op je homepage of de footer van je website vermeld. De prestatie codes laten linken naar: https://catcomplementair.nl/soorten-therapie/

Houd je aan dit format om eenduidigheid te creëren naar de zorgverzekeraar toe:

Prestatiecode: 24009 – Behandeling reflexzonetherapie

Prestatiecode: 24014 – Behandeling ayurvedische therapie

Voor meer informatie klik op de volgende link: https://catcomplementair.nl/soorten-therapie/

Als je de prestatie code en hun beschrijving op een andere pagina op de website hebt vermeld, graag de Prestatie codes op de homepage of footer plaatsen en doorverwijzen naar de pagina waarin de prestatie codes staan zoals hier boven staat omschreven.

1j. Plaatsing CAT digitaal logo

Zorg dat het CAT-complementair digitale schild op je website geplaatst is en doorklikbaar naar https://catcomplementair.nl/

1k. Plaatsing RBCZ digitaal logo ( CAT Level 5)

Plaats het logo van de RBCZ, doorklikbaar naar https://rbcz.nu/ Het RBCZ logo is verkrijgbaar bij het RBCZ.

1l. Plaatsing klachtenregeling voor CAT Level 3 en CAT Level 5

Voor klachten verwijs je naar de WKKGZ-geschilleninstantie.

Het GAT logo van de geschilleninstantie staat duidelijk zichtbaar op je website en is ook doorklikbaar naar https://gatgeschillen.nl/ de geschilleninstantie website met daarbij de volgende standaardzin: (we raden sterk af meer informatie op je website over je klachtenregeling te plaatsen dan onderstaande zinnen. Heb je toch zelf een tekst ontwikkeld dan is het aan de CAT-visiteur om te oordelen of deze tekst drempels oplegt. De Wkkgz stelt namelijk dat de geschilleninstantie ‘altijd laagdrempelig bereikbaar moet zijn’.)

CAT-therapeut Level 3:

“Ik val als CAT-therapeut onder Wkkgz-klachtrecht en tuchtrecht bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT). GAT is een rijks erkende en volledig onafhankelijke Wkkgz geschillencommissie. Voor meer informatie over mijn klachtenregeling zie https://gatgeschillen.nl/

Ik werk als CAT-therapeut volgens de richtlijnen van de GAT-beroepscode. Voor meer informatie zie: https://gatgeschillen.nl/beroepscode/

CAT-therapeut Level 5

“Ik val als CAT-therapeut onder Wkkgz-klachtrecht bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT). GAT is een rijks erkende en volledig onafhankelijke Wkkgz geschillencommissie. Voor meer informatie over mijn klachtenregeling zie https://gatgeschillen.nl/

Als CAT level 5 val je expliciet onder het tuchtrecht aangeleverd door het RBCZ. Plaats daarom het TCZ (Tuchtcollege Complementaire Zorg) digitale logo op je website en verwijs door naar https://www.tcz.nu/index.html. Het TCZ logo is verkrijgbaar bij TCZ.

Als je een andere klachtregeling hebt, vermeld dit dan op je website.

 

1m. Beschikbaarheid en bereikbaarheid therapeut

Verplicht veld:

Informatie en registratiegegevens:

Je naam
Naam van je praktijk
Praktijk adresgegevens
CAT-therapeut  L…
KvK nummer
BIG-nummer (optioneel)
Btw-id.:.
E-mailadres
Tel.nr:
Of je ambulant werkt
Of je werkzaam bent op meerdere locaties (met contact informatiegegevens van andere praktijk erbij)
Werkdagen en werkprogramma. Op je website dien je duidelijk aan te geven wanneer je bereikbaar bent en hiervoor dien je e-mail en/of telefoonnummer beschikbaar te stellen.  Ik raad je aan om op je website te zetten op welke tijden je beschikbaar/bereikbaar bent en of je praktijk open is van ma t/m vrij, anders lijkt het net of je 24 uur per dag beschikbaar/bereikbaar bent (tenzij je dit niet erg vindt). Als je flexibel bent dan is het het beste om dit aspect duidelijk te vermelden.

Optioneel (promotioneel):

Praktijk faciliteiten:

Of de praktijkruimte goed/niet goed toegankelijk voor mindervaliden is.
Wachtruimte aanwezig of niet aanwezig (“Er is helaas geen wachtruimte bij de praktijk waar je van tevoren kunt plaatsnemen, daarom verzoek ik je op de afgesproken tijd aan te komen”)
Waar is de praktijk bevestigd (thuis of elders)
Praktijk ruimte makkelijk/niet makkelijk te bereiken met het openbaar vervoer
Voldoende parkeergelegenheid
Locatie route

1n. Privacy verklaring template

Onderstaand template kun je gebruiken om op je website te plaatsen. Hierdoor voldoe je aan de privacy voorwaarden van de AVG omdat je heel helder uitlegt waarom je welke gegevens verzamelt.Maak een aparte pagina aan op je website genaamd Privacyverklaring/ AVG register van verwerkingsactiviteiten en plaats de tekst er op, deze privacy voorwaarden zijn zorgvuldig samengesteld, veranderingen zijn niet toegestaan.

DOWNLOAD HIER 

 

 

 

2. Praktijk visitatie

Inleiding

Lees hier hoe je je praktijk kunt voorbereiden op de visitatie door de CAT-visiteurs.

2a. Documenten die je dient te kunnen laten zien tijdens de visitatie

Graag voordat de visitatie plaatsvindt de volgende documenten, licenties voorbereiden en laten zien tijdens de visitatie:

  • verwerkers overeenkomst: verplicht wanneer je verwerking van persoonsgegevens aan een ander uitbesteedt (beschikbaar in het Nederlands en Engels
  • verwerkers overeenkomst met de boekhouder (Als dat nodig is)
  •  waarnemingsovereenkomst met je collega (in geval  je langdurige afwezig bent of langdurig ziek bent: met bewaarregeling van de clienten dossiers)
  • waarnemingsovereenkomst met je collega of een vertrouwenspersoon (voor het geval dat je onverwacht komt te overlijden: met bewaarregeling van de clienten dossiers na je overlijden)
  • Tip: De laatste twee verwerkers overeenkomst formulieren kunnen getekend worden door dezelfde persoon.
  •  een AVG register van verwerkingsactiviteiten: verplicht als je niet incidenteel persoonsgegevens verwerkt
  •  een protocol melding datalekken: verplicht bij gegevensverwerking als organisatorische maatregel ter bescherming van de persoonsgegeven
  •  een protocol VIM – formulier
  •  een protocol Huiselijk geweld – (app, formulier enz)
  •  Privacy statement aanwezig in je praktijk
  •  Blanco Behandelovereenkomst en Toestemming formulier
  • Algemene voorwaarden
  • Blanco factuur voorbeeld
  • CAT-licentie, Gat bewijs van inschrijving en RBCZ certificaat (CAT L5) van inschrijving op een zichtbare plek in de praktijk.
  • Een back up (reserve kopie) van de administratie en het clienten dossier: bv usb stick, extern harde schijf, papier enz. en laten zien waar is de back up bewaard bv: in een afgesloten brandwerend of brandveilig kluisje of kast.
  •  Brandpreventie en noodgevallen: vluchtroute (praktijkruimte in een bedrijfspand), branddeken of brandblusser, een rookmelder aanwezig in de praktijk, een rookverbod boordje/plaatje, een EHBO doos en een mondkapje in de praktijk te laten zien.
2b. Factuur

Gegevens therapeut op de factuur

  • Logo praktijk
  • Adres praktijk
  • Tel:
  • E-mail
  • Website
  • CAT therapeut nummer L….
  • RBCZ nummer
  • AGB code zorgverlener
  • AGB code praktijk
  • Btw-id
  • KvK nr

Gegevens client op de factuur

  • Naam
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Postcode

Factuurdatum
Factuurnummer

  • Prestatie code en hun titels
  • IBAN rekening
  • Betaling factuur termijn
  • Btw vrijstelling vermeld
  • Klachtenregeling standaardzin:
  • CAT L3: “In het contact met mijn cliënten gelden de bepalingen, beroepscode, klacht- en tuchtregeling van de CAT en GAT”
  • CAT L5: “In het contact met mijn cliënten gelden de bepalingen, beroepscode, klacht- en tuchtregeling van de CAT, GAT, RBCZ en TCZ”
  • CAT-complementair logo
  • GAT-logo/ andere geschillen instantie
  • RBCZ logo (CAT L.5)
  • TCZ logo (CAT L.5)

Als de factuur aangepast of gecheckt is graag een voorbeeld (blanco) op je profiel in mijncat.nl bij de visitatie afdeling uploaden.

2c. Basis-eisen van de praktijkruimtes
  • De behandelkamer is een ruimte die afgesloten is van de andere ruimtes tijdens de behandeling.
  • Er is voldoende ruimte in deze behandelkamer en eventuele behandeltafels, stoelen of bureaus staan niet zodanig in de weg dat men zich in deze kamer niet goed meer kan
    bewegen.
  • Geluiden die in de behandelkamer geproduceerd worden, mogen niet in andere ruimtes te horen zijn, zodoende blijven gesprekken privé.
  • Er is voldoende daglicht of andere verlichting in de behandelkamer.
  • De kamer is goed geventileerd.
  • Er is geen of nauwelijks inkijk in deze ruimte, wederom in het belang van privacy.
  • In een behandelkamer wordt een enkele cliënt tegelijk behandeld.
  • Apparatuur of andere spullen die voor de therapie/behandeling gebruikt worden dienen hygiënisch te zijn.
  • Er dient een sterilisator aanwezig te zijn indien er tijdens de behandeling/therapie gewerkt wordt met instrumentarium/gereedschappen die niet na gebruik worden weggeworpen.
  • Indien een therapie/behandeling vereist dat de cliënt zich gedeeltelijk of volledig ontkleedt (alleen bij Lichaamsgerichte therapie toegestaan en mits voor geldige reden), dient er een kleedruimte te zijn waar de cliënt zich kan omkleden zonder gestoord te worden.
  • Er dient in een wastafel aanwezig te zijn in de nabijheid van de behandelkamer (dit mag in het toilet zijn).
2d. Wachtruimte - eisen

Een wachtruimte dient aan de volgende eisen te voldoen:

  • De wachtruimte staat los van de behandelkamer.
  • De wachtkamer dient van dusdanige grootte te zijn dat deze in overeenstemming is met de gebruikelijk praktijkvoering. Minimale grootte bij voorkeur 4 m².
  • Wat er in de behandelkamer besproken wordt is niet hoorbaar in de wachtruimte.
  • De wachtruimte heeft voldoende zitmogelijkheden.
  • In de wachtruimte is voldoende ruimte tussen wachtende cliënten in.
  • In de wachtruimte is aangegeven waar het toilet zich bevindt.
  • De wachtkamer dient goed geventileerd, verlicht en verwarmd te kunnen worden.

Als je geen wachtruimte hebt graag duidelijk op de website vermelden:

bv: “Er is helaas geen wachtruimte bij de praktijk waar je van tevoren kunt plaatsnemen, daarom verzoek ik je op de afgesproken tijd aan te komen.”

2e. Toilet(ten) en garderobe

Garderobe

Voor de normale cliëntenbezetting dient voldoende mogelijkheid aanwezig te zijn voor het bergen van (natte) kleding, paraplu’s e.d. Er moet een garderobe zijn waar cliënten kledingstukken of paraplu’s kunnen opbergen (kleerhanger, parapluhouder bv.)

Toilet(ten)

In de onmiddellijke nabijheid van de spreek-/behandelkamer of wachtkamer dient een toilet aanwezig te zijn. Dit toilet dient voor de cliënten makkelijk bereikbaar te zijn  zonder in de prive ruimte te indruisten. In of bij het toilet dient een wastafel met stromend water aanwezig te zijn. Werk je psychosociaal en je hebt helaas geen waterfonteintje, dan dien je (extra hygiene maatregelingen nemen: een gedesinfecteerde handgel, en (liefst papieren) handdoek enz.) werk je lichaamsgericht (massage enz.) en heb je geen wasbakje in je praktijk of in het toilet, dan voldoe je niet aan de eisen

Optioneel – Toilet toegankelijk voor invalide

Dit is een toilet dat geschikt is voor mensen met lichamelijke beperkingen. Het toilet moet altijd veilig en comfortabel zijn voor zowel de zorgbehoevende als de eventuele verzorgende. Het mindervaliden toilet beschikt altijk over handgrepen en beugels. Bovendien is de ruimte bijna altijd voorzien van een wastafel. Uiteraard moet deze qua afmetingen berijdbaar zijn voor mensen met een rolstoel en moet men makkelijk bij de kraan kunnen.

2f. Privé vertrekken - niet toegestaan

Indien een praktijk is gehuisvest in de woning van de therapeut, dient de therapeut er voor te zorgen dat een cliënt niet onnodig in de privé vertrekken (slaapkamer, woonkamer of keuken) komt of hoeft te komen om in de praktijkruimte te komen. Indien het onvermijdelijk is dat de cliënt door privé vertrekken moet, dan dienen betreffende vertrekken altijd schoon en verzorgd te zijn om zodoende niet afbreuk te doen aan het professionaliteit van de therapeut of een gordijn of een privé scherm plaatsen.

2g. AVG proof - administratie en cliënten dossier veilig opslaan

Je cliëntendossier en je administratie beveiligen is een beetje net zoals het op slot zetten van je fiets. Als je je fiets hebt vastgemaakt aan een hangslot is het voor een fietsendief minder interessant om die mee te nemen dan een fiets die niet aan een hangslot staat. De basis veiligheidsvoorwaarden zijn jouw hangslot.

Cliënten dossier op papier: 

  • Graag het originele clienten dossier in een afgesloten (bij voorkeur een brandwerende of brandveilige) kast bewaren.
  • Het cliënten dossier dient nog in gescand te worden en er dient een reserve kopie (back up) daarvan geplaatst te worden op een encrypted (beveiligd met een wachtwoord) externe harde schijf of encrypted (beveiligd met een wachtwoord) USB stick en daarna bewaren in een (bij voorkeur een brandveilige of brandwerende) afgesloten kast.
  • De reserve kopie kan je ook op papier zijn en bewaard worden op een andere veilige plek
  • Let op: Het originele clienten dossier en de reserve kopie mogen niet op dezelfde plek bewaard worden.

Administratie/Facturatie op papier:

  • Graag deze in een afgesloten (bijvoorkeur een brandwerende of brandveilige) kast bewaren.
  • De Administratie/Facturatie dient ingescand te worden en er dient een kopie (back up) geplaatst te worden op een externe harde schijf beveiligd met een wachtwoord of op USB stick beveiligd met een wachtwoord. Deze backup opslaan in een  (bijvoorkeur een brandveilige of brandwerende) afgesloten kast.
  • De reserve kopie kan uiteraard ook een papieren versie zijn en opgeslagen worden in een (bijvoorkeur brandveilige of brandwerende) afgesloten kast.
  • Let op: De originele Administratie/Facturatie en de reserve kopie hiervan mogen niet op dezelfde plek bewaard worden.

Cliënten dossier op de computer (Bureaublad):

  • Je kunt ook de documenten als een bestand beveiligd met een wachtwoord bewaren. Hoe je een bestand beveiligen kan met een wachtwoord kun je het beste googelen voor jouw specifieke computer software.
  • Graag een back up van het clienten dossier maken en plaatsen op een externe harde schijf beveiligd met een wachtwoord of een USB stick beveiligd met een wachtwoord daarna bewaren in een afgesloten (bij voorkeur een brandwerend of brandveilig) kluisje/kast.
  • Je kan ook een back up in de cloud bewaren.

Administratie/Facturatie op de computer (bureaublad):Clienten dossier op een USB stick of externe Harde schijf:

  • Je kunt ook de documenten als een bestand beveiligd met een wachtwoord bewaren. Hoe je een bestand beveiligen kan met een wachtwoord kun je het beste googelen voor jouw specifieke computer software.
  • Graag een back up van het Administratie/Facturatie maken en plaatsen op een externe harde schijf beveiligd met een wachtwoord of een USB stick beveiligd met een wachtwoord en daarna bewaren in een afgesloten (bij voorkeur een brandwerend of brandveilig) kluisje/kast.
  • Je kan ook een back up in de cloud bewaren.
  • Let op: Ik raad je aan om de facturen in een pdf. bestand beveiligd met een wachtwoord naar je clienten te sturen.

Administratie op een USB stick of Externe Harde schijf:

Graag de USB stick of externe harde schijf beveiligen met een wachtwoord en nog een reserve kopie maken op een andere encrypted USB stick of externe harde schijf maken en bewaren in een afgesloten ( het best – brandveilige of brandwerende) kluisje of kast.

Als het cliënten dossier en de administratie op een gespecialiseerde digitaal programma (speciale server) bewaard wordt met een geautomatiseerde back up in de Cloud hoef je verder geen beveiligingsmaatregelen nemen.

2h. Veilig mailen met klanten

De AVG verplicht om privacygevoelige informatie beveiligd te versturen om datalekken te voorkomen en/of snel te traceren. Het versturen van privacygevoelige informatie per email is nu eenmaal gemakkelijk en brengt daarom ook de meeste risico’s voor jou en je praktijk met zich mee. Tijdens het versturen van een ‘gewone’ mail heb je geen grip op het zendproces, zo kan de mail gehackt worden of per ongeluk aan de verkeerde persoon afgeleverd worden. Om te voorkomen dat je onbewust en onopgemerkt te maken krijgt met een datalek, kan je voor gevoelige informatie, je correspondentie (factuur, anamnese of persoonlijke informatie) in een pdf. Stuur het bestand beveiligd met een wachtwoord naar je cliënt, op deze manier neem je geen risico’s.

3. Ambulante werk en mobiel werk

Inleiding

Lees hier hoe je je ambulante praktijk kunt voorbereiden op de visitatie door de CAT-visiteurs.

3a.Voorbereiding

Graag voordat de visitatie plaatsvindt de volgende documenten, licenties voorbereiden en laten zien tijdens de visitatie:

  • verwerkers overeenkomst: verplicht wanneer je verwerking van persoonsgegevens aan een ander uitbesteedt (beschikbaar in het Nederlands en Engels
  • verwerkers overeenkomst met de boekhouder (Als dat nodig is)
  •  verwerkers overeenkomst met je collega (in geval  je langdurige afwezig bent of langdurig ziek bent: met bewaarregeling van de clienten dossiers)
  •  verwerkers overeenkomst met je collega of een vertrouwenspersoon (voor het geval dat je onverwacht komt te overlijden: met bewaarregeling van de clienten dossiers na je overlijden)
  • Tip: De laatste twee verwerkers overeenkomst formulieren kunnen getekend worden door dezelfde persoon.
  •  een verwerkingsregister (of register van verwerkingsactiviteiten): verplicht als je niet incidenteel persoonsgegevens verwerkt
  •  een protocol melding datalekken: verplicht bij gegevensverwerking als organisatorische maatregel ter bescherming van de persoonsgegeven
  •  een protocol VIM – formulier
  •  een protocol Huiselijk geweld – (app, formulier enz)
  • Blanco factuur voorbeeld

Informatieve map dossier digitaal (op de laptop) of papier:

  • CAT licentie certificaat
  • Het GAT-bewijs van inschrijving/ een Klachten recht- en tuchtrecht
  • De RBCZ (indien van toepassing) logo
  • Het TCZ (indien van toepassing) logo
  • Voorbeeld blanco behandelovereenkomst en toestemming formulier
  • Privacy statement
  • Algemene voorwaarden
  • Een identiteit bewijs

Hygiëne en veiligheid maatregeling:

  • Travel EHBO doos (mondmasker)
  • Branddeken/brandblusser (dat is meer voor je eigen veiligheid)
  • Handgel en desinfecterende spullen in het geval dat je lichaam gerichte behandelingen geeft
  • Handdoeken of andere spullen ____________
  • Tissues/ zak tissues

Therapeuten die mobiel werken of op meerdere praktijk locaties kunnen dezelfde richtlijnen volgen om zich voor te bereiden op de visitatie zoals de therapeuten die ambulant werken. De ingehuurde praktijk ruimte(s) moeten tevens aan de visitatie richtlijnen voldoen.

4. Folders

Inleiding

Lees hier hoe je je folders kunt voorbereiden op de visitatie door de CAT-visiteurs.

4a. Bulletpoints

Iets meer over jezelf vertellen op je folder

Zorg ervoor dat de correcte en up to date informatiegegevens overzichtelijk ind de folder staan, zoals de onderstaande informatie:

Naam Therapeut
Naam Praktijk
Adres Praktijk
CAT-therapeut level
Btw-id
E-mailadres
Tel.nr:
CAT-logo 2020
RBCZ-logo (CATL5)
GAT-logo. Onder het GAT-logo kun je de klachtenregeling standaard zien plaatsen

Voor CAT-level 3

Ik val als CAT-therapeut onder Wkkgz-klachtrecht en tuchtrecht bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT). GAT is een rijks erkende en volledig onafhankelijke Wkkgz geschillencommissie. Voor meer informatie over mijn klachtenregeling zie: https://gatgeschillen.nl/

Voor CAT-level 5

Ik val als CAT-therapeut onder Wkkgz-klachtrecht bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT). GAT is een rijks erkende en volledig onafhankelijke Wkkgz geschillencommissie. Voor meer informatie over mijn klachtenregeling zie: https://gatgeschillen.nl/

  • Als CAT level 5 val je expliciet onder het tuchtrecht aangeleverd door het RBCZ. Plaats daarom het TCZ (Tuchtcollege complementaire zorg) logo op je folder en de volgende link https://www.tcz.nu/index.html.
  • Als je een andere klachtregeling hebt, vermeld dit dan in je folder.
  • Het plaatsen van de tijden of de dagen wanneer je bereikbaar bent, (dit hoeft niet als je het niet erg vindt om in het weekend of ’s avonds te worden gebeld) Als je met een folder werkt, kun je je privacyverklaring en je Algemene voorwaarden tekst van het GAT in een informatiemap in je praktijk hebben.
  • Tarieven, lengte van je consulten en andere belangrijke informatie die je niet in je folder vermeldt dienen in de praktijk op papier te staan. Deze zal de visiteur willen beoordelen tijdens het bezoek aan de praktijk
  • Graag duidelijk vermelden welke behandelingen vallen onder de zorgverzekeraars en welke niet.